運用 Make、OpenAI 和 Google Workspace 打造 AI 輔助會議追蹤系統

我希望探討會議自動化中一個經常被忽略的環節。記錄討論內容固然有用，但我們如何確保這些決策能真正付諸行動呢？我建立了一個工作流程，利用 AI 將會議記錄與行動追蹤、截止日期監控和變更管理連結起來。

其運作方式如下：會議記錄輸入是透過 Google Form 進行。AI 輔助提取則由 OpenAI 審閱記錄，偵測建議的待辦事項並將其整理成統一格式。人工審核環節會將提議的行動放入審核佇列，由專人檢查並批准後，才會納入行動登記冊。

截止日期監控會密切關注即將到來的截止日期，並準備好透過 Gmail 發送的草稿郵件以供審核。變更日誌則會保留與追蹤行動相關的更新，以便查看對原始計畫所做的任何變更。追蹤儀表板提供了一個集中式的概覽，讓您可以追蹤尚待處理的行動、截止日期和進度。

我特別想探討的一個面向是變更日誌。專案計畫很少能與初次會議中商定的內容完全一致，因為優先順序可能會改變、截止日期可能會調整，行動方案也可能被修改。如果沒有變更記錄，就更難判斷目前的行動計畫是否仍符合原始決策。

變更日誌提供了對計畫演變過程的洞察。它讓使用者能夠看到做了哪些變更，並判斷目前的承諾是否仍符合商定的方向。它不會自動做出決策，其目標是為人們提供更清晰的記錄，作為他們工作的依據。

此工作流程背後的一些設計決策包括：AI 建議行動方案，但必須由人工批准。追蹤郵件會以草稿形式準備，不會自動發送。變更會被記錄下來，而不是直接覆蓋原始計畫。儀表板則能集中顯示各項行動的進度。

我使用 Make、OpenAI 和 Google Workspace，專注於實用自動化和人工監督，而非僅僅建立另一個會議摘要工具。我附上了一個簡短的逐步說明，展示了這個工作流程如何整合。我很樂意聽取其他 Make 使用者的意見：當會議後需要修改行動項目或截止日期時，您會怎麼做？您會保留單獨的變更歷史記錄，還是直接在行動追蹤器中進行修改？